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在“黑天鹅”事件频发的当下对不确定性的焦虑笼罩了我们的生活是躺平还是卷王？也许每个人都有不同的答案面对重大活动和突发事件我们档案工作者可以做什么呢？学习也许是一件对抗不确定性的利器可以让我们更加笃定前行相信从国家档案局16号令颁布的《重大活动和突发事件档案管理办法》中聪明的你一定会汲取别样的档案智慧。

16号令的主要内容

16号令的主要内容是关于如何做好重大活动和突发事件档案工作的。这些内容在之前的国家档案局第8、9、10、13号令中都有所涉及。同时，我国已经有17个省区市制定了重大活动档案管理的相关规定。苏州市也在2006年12月30日出台了《苏州市重大活动管理办法》，开展重大活动档案管理工作的经验较为丰富。

16号令的结构较为清晰，分为总则、工作职责、管理要求等五个章节。在内在逻辑上，也注重从开展档案工作的主体——档案管理部门、档案馆、责任部门入手，条分缕析，进行了详细的分工。

16号令的主体分为工作职责、管理要求、档案开发与利用三个部分。这三个部分与参与整个档案活动的三个主体存在着对应关系，一目了然的规定了各项工作开展的具体内容。

例如，对于档案馆来说，除了公布开放档案目录、编制检索工具、开展编研、举行展览等方式外，还特别提出了专题数据库的建设，并要求推动专题数据库的共建共享。

16号令的文本细读

16号令对重大活动和突发事件进行了具体的定义，这就非常便于各级各类档案部门开展工作。同时，16号令对具体的文件材料收集范围也做出了明确规定，对具体档案工作的开展具有很强的指导意义。

对于怎样的活动才算重大活动和突发事件，16号令提出了清单制的概念，明确要求档案主管部门应当及时发布本行政区域重大活动和突发事件档案工作清单，明确年度工作任务（或事项）、责任部门、档案处置要求等。

16号令还列举了常见的重大活动与突发事件，例如党的代表大会、人民代表大会、国际、全国或地区性综合性运动会、公共卫生事件、社会安全事件应对活动等。

尤其需要注意的，16号令还提出重大活动和突发事件的内涵包括但是不限于以上内容，这就为各地开展具体工作提供了便利条件。

在具体收集范围方面，除了常规的文书、实物、照片、录音、录像等，同时还提出了将业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息等方面也纳入收集范围。这一规定一方面积极扩大了传统的收集范围，更全面的反映相关事件的全貌；另一方面也为开展电子文件的收集整理提供了有益尝试。

在具体工作开展方面，16号令明确了各个参与主体的不同分工，详细划分了不同主体的不同责任，具有很强的可操作性。

责任部门是相关档案的产生主体，是档案形成的第一道关口，相关职责也较为重要。16号令文件材料归档范围和档案保管期限表、全宗的设立等方面明确了具体要求。同时，还提出了设置专题管理的做法，为之后的利用提供了便利。

档案主管部门的职责主要集中在档案的业务指导方面，例如归档范围和保管期限表的审查、全宗设置争议的裁定等方面。

档案馆的主要任务集中在档案的开发、利用以及征集移交方面。这些方面的工作较为常规，跟其他档案的进馆工作存在很多的相似性。16号令同时重点强调了专题数据库的建设，要求“档案主管部门应当科学规划专题数据库建设工作，推动档案馆和责任部门档案专题数据库共建共享共用”，为提供决策参考提供了有力支持。

在明确各个参与主体的具体责任的同时，16号令还提出了一些具体的工作方法。这些方法可操作性相对比较强，能够有效提升重大活动和突发事件档案工作的整体质量。

清单管理制度可以为重大活动和突发事件档案工作做好预案，做到有备无患，可以第一时间开展相关工作。提前介入制度可以最大限度的提升相关档案的收集质量，同时对相对薄弱的照片、录音、录像档案的收集也十分有利。协同通报制度在事中就不断跟进具体档案工作的开展情况，能够第一时间发现相关问题，确保档案工作规范开展。定期汇报制度能够确保相关档案工作能够顺利收尾，确保档案资源能够及时进入档案馆或者档案室进行保管，形成工作闭环。

总之，16号令的出台对于开展重大活动和突发事件档案工作具有重大的意义。其将之前较为零散的规定进行了整合，明确了各个主体的责任义务，提出了操作性较强的创新方法，值得相关档案工作者认真学习，积极落实。